プリントのファイリングはしません
わが家は長男が高校生、次男が小学生。長男が高校に入ってラクになったと感じるのが、学校からもらってくる手紙をはじめとしたプリント類の整理です。
長男の高校ではスマホの連絡用アプリで保護者に連絡が来るので、長男からのプリントはほぼなくなりましたが、特に2人が保育園と小学生、小学生と中学生というように所属が違う時期は、持って帰ってくるプリントの量が多くて大変でした。
学校からのおたより以外にも地域の公民館やレジャー施設のチラシなどをもらってくることも多く、多い日は１人分で10枚近くになることもあります。
長男が小学校低学年の頃は何でもやたらとファイリングしていたのですが、年度末に溜まったモノを片づけるのが大変だったので、違う方法を考えるようになりました。
分類→撮影→貼るの手順で整理
今はファイリングは一切しません。
心がけているのが、忙しくてじっくりチェックできない時でも「とりあえずしまう」をしないことです。確認を翌日以降に持ち越す時は、キッチンのカウンターに置いたままにします。
そして、プリント類は確認したら、次の２つを抜き出します。
①学校の月間行事が書いてあるクラスだより（子どもも自分で見るもの）
②運動会、授業参観、遠足、個人面談、集金など、少し先の予定が書いてあるもの、申し込みが必要なもの（数日〜数週間でいらなくなるもの）
そして、
①はキッチン収納の扉の裏にあるホワイトボードに貼ります。
②は予定をカレンダーやスケジュール帳に書き写した上で、冷蔵庫に貼ります。そして、行事などが終わったら処分します。
冷蔵庫にはなるべくプリント類を貼りっぱなしにしたくないので、ずっと貼っておく必要があるもの、ないもので貼る場所を分けています。
そして、①、②以外のものは潔く捨ててしまいます。
残しておきたいものは撮影
先ほどホワイトボードに貼ったクラスだよりや学校の広報誌（行事の写真や生徒のコメントが載っていたりする）など、ずっと保存しておきたいものもあります。
そういうものは写真を撮ってデータにしてから捨てています。
わが家ではDropboxというオンラインストレージサービスを使い、データをPDFにして保存しています。
Dropboxを使っている理由、PDFに変換している理由は主に次の２つです。
- Dropboxを使っているのはパソコンで見やすいから。またスキャン機能も備えているので、書類を真っ直ぐに補正してくれる。
- PDFに変換することで、両面や複数ページある書類も１つのファイルにできる。
保存の手順はこんな感じです。
- Dropbox上にいくつかフォルダを作っておく（タロウ中2、ジロウ小4のように名前＋学年で名前を付け、フォルダ分けします）。
- スマホのDropboxで書類を撮影（PDFへの変換を選択）。
- フォルダを指定して、保存する。
似ている書類はPDFに「クラス便り7月号」のような名前をつけて探しやすくしておきますが、特徴的なものは画像一覧で見つけられるので、基本的に名前は付けません。
こうするとスマホ、パソコンどちらでも書類を見ることができる上、Dropboxを共有している夫も見ることができます。
このしくみにしてから、外出先などでも「あの行事の持ち物なんだっけ？」と確認したりできるようになりました。
また、長男のフォルダに次男が同じ学年になった時に役立ちそうな書類も保存しておくことで、ファイルを引っ張り出して探す必要がないので便利です。
家族で共有する必要がなければ、Dropboxのようなサービスを使わなくても、スマホで撮影してアルバムで分類しておくだけでいいと思います。
小学校では連絡網が廃止になり、学校からのメール連絡も増えましたが、まだまだプリントが多い毎日。次男が高校生になるまであと4年間はこの作業が続きそうです。
